MITGLIEDERINFORMATION ZUM DATENSCHUTZ

Liebe Mitglieder.

Der Schutz Eurer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind auch wir verpflichtet (Art. 12 ff. DSGVO), Euch darüber zu informieren, zu welchem Zweck unser Verein Daten erhebt, speichert oder weiterleitet. Der Information könnt Ihr auch entnehmen, welche Rechte Ihr in puncto Datenschutz habt.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist der:

1. Tennis-Club Magdeburg e.V. – vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB: Herr Sören Brauns (1. Vorsitzender), Herr Dr. Jürgen Hoberg (2. Vorsitzender) sowie Frau Renate Quast (Schatzmeisterin) –

Salzmannstraße 25

39112 Magdeburg

Tel: 0391/62 02 93 26

E-Mail: 1.tcm@web.de

Weitere Informationen zu unserem Verein, ergänzende Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten findet Ihr im Impressum unserer Internetseite:

https://www.tc-magdeburg.de/impressum/

Welche Daten von Euch werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Euch erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO);

Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) – hier in Erfüllung unserer satzungsmäßigen Aufgaben;

Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) – z.B. zur Öffentlichkeitsarbeit iRd. Mitgliedergewinnung oder Stärkung des Ehrenamtes sowie der Beantragung und Generierung von Fördermitteln der öffentlichen Hand

sowie

Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)- etwa die Meldungen an öffentliche Stellen, Verbände o.ä.

in Verbindung u.a. mit:

§§ 147, 147a, 149, 150 AO

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Euch verarbeitet werden, habt Ihr das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, habt Ihr als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Die Zwecke für die Datenverarbeitung ergeben sich im Allgemeinen aus den Gegebenheiten aus dem Betrieb eines gemeinnützigen Tennisvereins und der entsprechenden satzungsmäßigen Zweckverwirklichung. Insbesondere durch die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber öffentlichen Stellen und Behörden (z.B. Finanzamt, Gerichte, Stadt, Land, Sozialversicherungsträger u.a.), nicht- öffentlichen Stellen (z.B. Vertragspartner, Kreditinstitute, Versicherer u.a.), Verbände (LSB, TSA etc.) sowie Pressestellen.

Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgt des Weiteren auch zum Zwecke der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Erfüllung der diesbezüglichen gesetzlichen Pflichten gegenüber unseren Arbeitnehmer*innen.

Interne Personalverwaltung: Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung und ggf. -übermittlung zu eigenen Zwecken und zur Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher gesetzlicher Verpflichtungen

Interne IT-Verwaltung: Zwecke der Datenschutzkontrolle (Protokollierung zur Eingabekontrolle) und der Verfügbarkeitskontrolle

Interne Aufzeichnungen und finanzbuchhalterische Verwaltung

Datenverarbeitungsverfahren im Einzelnen: Stammdaten- und Auftragsverwaltung, internes Controlling, Fakturierung und Mahnwesen, interne Dokumenten- und Datenverwaltung, interne Personalverwaltung, Abwicklung von Bewerberverfahren, interne Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Protokollierung auf System- und Anwendungsebene, Datensicherung und Datenarchivierung, elektronische Kommunikation, Internetseitenauftritt.

Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten

Mitglieder:

Steuerlich relevante Daten jedweder Art

Allgemeine Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Familienstand und Status (Beruf), Anschrift, Telefonnummer etc.

Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung etc.

Daten zur IT-Kommunikation

Betreuungsinformationen

Interessenten:

Allgemeine Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Familienstand und Status, Anschrift, Telefonnummer etc.

Kontaktdaten

Daten zur IT-Kommunikation

Betreuungsinformationen

Mitarbeiter*innen:

Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten

Personaldaten für die Personalverwaltung, u.a. Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertragsdaten

Lohnabrechnungsdaten

Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung etc.

Daten zum Zweck der Eingabekontrolle

Lieferant*innen, Dienstleister*innen, Vertragspartner*innen:

Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten

Kontaktdaten

Vertrags- und Zahlungsdaten

Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung etc.

Daten zur IT-Kommunikation

Betreuungsinformationen

Trainer*inne/ Übungsleiter*innen:

Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten

Kontaktdaten

Vertragsdaten

Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung etc.

Daten zur IT-Kommunikation

Betreuungsinformationen

Qualifikation/ Lizenzen

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Steuerrecht gemäß AO grundsätzlich 10 Jahre – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich könnt Ihr jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Eurer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Videoüberwachung?

Für Zwecke der Sicherheit (Einbruchsvorbeugung) im Clubhaus sowie Überprüfung der Nutzungs-Voraussetzungen / Buchungen und damit zur Umsetzung des Hausrechts in unserer Tennistraglufthalle „1. TCM Future-Dome“ wird eine Videoanlage genutzt. Die Nutzung erfolgt aus berechtigtem Interesse, um Gefahren abzuwehren, das korrekte Buchungsverhalten zu überwachen sowie das Eigentum des Vereins zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Die Bildübertragung erfolgt lediglich in Echtzeit auf mobile Endgeräte der Verantwortlichen, um das Geschehen vom einem anderen Standort einsehen zu können. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich für o.g. Zwecke. Eine Aufzeichnung und Speicherung der Bilddaten erfolgt nicht.

An welche Dritte werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Eurer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages (Mitgliedschaft) erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Ihr insoweit eine Einwilligung erteilt habt.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Eure personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Es werden grundsätzlich keine Datenübermittlungen an Dritte in Drittstaaten durchgeführt. Cloudlösungen werden nicht genutzt.

Eure Rechte als „Betroffene“

Ihr habt das Recht auf Auskunft über die von uns zu Eurer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO). Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Euch verlangen, die belegen, dass Ihr die Person seid, für die sich ausgegeben wird.

Ferner habt Ihr ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), soweit Euch dies gesetzlich zusteht.

Ferner habt Ihr ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben 8Art. 21 DSGVO). Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Datenschutzbeauftragter

Nach Art. 37 DSGVO iVm. § 38 BDSG n.F. besteht keine Pflicht zur Bestellung eines/r Datenschutzbeauftragten.

Beschwerderecht

Ihr habt das Recht, Euch über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9. 39104 Magdeburg.

Stand: Januar 2023